La crise sanitaire a fait naître un nouveau besoin en ce qui concerne les réunions de conseil syndical ou les assemblées générales : la réunion en distanciel, périodes de confinement, règles sanitaires et de distanciation physique obligent.
Une communication à distance
De nouveaux outils approuvés par le législatif par décret sont, depuis la deuxième période de confinement (à savoir depuis le 29 octobre dernier), à notre disposition pour simplifier les relations entre les syndics et les copropriétaires :
– La visioconférence ou l’audioconférence pour tenir l’AG de copropriété (ou en d’autres termes, AG tenue en Webinaire), outils ne requérant pas le votre préalable de la dite AG, peuvent être utilisés lorsqu’il est impossible de se réunir physiquement.
– Le vote préalable par correspondance est autorisé si l’AG ne peut pas faire l’objet de visioconférence ou bien si un copropriétaire ne veut pas voter par ce biais. Chacun aura reçu au préalable dans sa convocation un formulaire énonçant l’ensemble des résolutions permettant de voter ou de s’abstenir.
– La hausse du nombre de voix par mandataire. Pour contrecarrer le fort risque d’absentéisme lors des AG, faciliter la gestion et les prises de décision, dorénavant, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote à la condition sine qua non que le total des voix dont il dispose n’excède pas 15% de l’ensemble des voix des copropriétaires (contre 10% hors temps de crise sanitaire).
La visioconférence est ainsi devenue une incontournable de nos futures rencontres
La visioconférence reste quand même plus sympathique qu’une simple conversation ou conférence téléphonique : elle permet tout de même de garder un semblant de contact humain puisqu’elle permet de se voir en temps réel.
On pourrait alors se dire qu’il suffit de brancher son ordinateur, cependant il y a quelques règles simples à suivre de manière à ce que les réunions se déroulent au mieux :
- pensez tout simplement à votre tenue et au décor environnant ! Cela vous évitera bien des désagréments !
- ne vous consacrez qu’à la réunion en cours pour rester concentré, ne pas être distrait.
- fixez et respectez des règles pour la prise de parole. Vous pouvez aussi mettre en place une zone de Chat. L’interaction reste essentielle à la réussite de la visioconférence.
- vérifiez enfin de bon fonctionnement de votre matériel : caméra, micro…
Que vous soyez simple participant ou animateur de réunion virtuelle, veillez à la qualité de l’image, de la lumière et du son…
L’organisation est alors de rigueur
Vous êtes l’animateur de la visioconférence, les règles de conduite de réunion sont les mêmes que dans le cadre d’une réunion en face à face :
– avant la visioconférence, informez l’ensemble des participants sur les sujets et les objectifs de cette réunion (ordre du jour, déroulé, sujets du conseil syndical etc…).
– pour optimiser le temps de la visioconférence, transmettez au préalable tous les documents que vous souhaitez porter à la connaissance des participants, mieux encore, créez un espace collaboratif dans lequel vous mettrez tous les documents nécessaires suffisamment à l’avance.
– pendant la visioconférence, rappelez à tous dès le début le ou les sujets qui vont être abordés et éventuellement le contexte de la réunion, sa durée, le planning de son déroulement et les modalités de son fonctionnement. Maintenez un rythme dynamique et optez pour une formule participative de manière à intéresser tout le monde.
– une bonne visioconférence ne doit pas excéder 2 heures. Il faut être capable de capter l’attention de votre auditoire.
– vous pouvez enfin et pour conclure faire un point avec les participants, point technique, du déroulé, de l’animation, pour que votre prochaine visioconférence rencontre encore plus de succès !
Une fois la visioconférence terminée, il ne reste plus au secrétaire de séance qu’à rédiger son compte rendu !
